Quais as principais etapas do processo de armazenagem?

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Armazenagem

A armazenagem é uma das atividades da cadeia logística das empresas e tem um papel fundamental no atendimento de demandas e na gestão dos estoques. As empresas podem optar basicamente por dois modelos de armazenagem, a própria ou terceirizada.

Armazenagem própria vs terceirizada

A armazenagem própria é aquela que é operada pela própria empresa em estrutura de armazém próprio ou locado. Já a armazenagem terceirizada, é operada por uma empresa contratada conhecida no mercado como Operador Logístico.

Os Operadores Logísticos prestam serviço de armazenagem para uma ou mais empresas e a complexidade das operações na sua grande maioria é alta, isso porque eles armazenam mercadorias de vários clientes ao mesmo tempo e cada cliente possui regras de atendimento diferenciadas. A opção por um ou outro modelo de operação depende do negócio da empresa e o quanto a logística é estratégica para a empresa.

Independente do modelo de operação, a movimentação de produtos acabados, semi-acabados e matéria prima para atendimento de vendas, produção ou demais áreas, requer estratégias de movimentação, estruturas de armazenagem e layout diferenciados para redução do tempo de movimentação e custos. A seguir, vamos abordar de forma macro os 4 principais processos de armazenagem. São eles: recebimento, armazenagem, separação e expedição.

1. Processo de Recebimento

Em nível de importância nos processos de armazenagem, o recebimento não é a etapa que tem a maior atenção, mas é nessa etapa que serão definidas informações importantes que gerarão mais velocidade na separação e maior produtividade das equipes operacionais. No recebimento, são feitas as operações de conferência por quantidade, inspeção e identificação das mercadorias.

  • Conferência por quantidade: nessa etapa, após a organização dos materiais, normalmente é realizado um processo de conferência cega (onde o usuário não tem  conhecimento do que deveria conferir para redução de incidência de erro humano). Após isso, é possível identificar divergências entre os dados da nota fiscal com os produtos físicos. Durante a processo de conferência, podem ser coletados dados adicionais do produto, como estado do material, lote, validade, fabricação e número de série. Padrões e tecnologias mais recentes já são utilizados para melhorias em eficiência e eficácia dos processos, como barras Code-128 e Portais de Leitura RFID.
  • Inspeção: é a etapa que avalia se os produtos possuem alguma avaria ou não conformidade. Também, pode-se coletar alguma amostra do produto para avaliação antes de seguir com o processo de armazenagem.
  • Identificação das mercadorias: nessa etapa as mercadorias são identificadas com um código de barras e este será a referência para qualquer movimentação ou contagem dos produtos desde a entrada até a expedição. Esse processo pode ser realizado manualmente, porém, é muito ineficiente e ultrapassado para movimentação de mercadorias. Atualmente, os controles de movimentação de mercadorias em armazéns são feitos por softwares com algoritmos inteligentes e com altos níveis de automação com hardwares.

2. Processo de Armazenagem

Após a mercadoria ser conferida e identificada, inicia-se o processo de alocação nos endereços para armazenar as mercadorias. Endereço é o local onde uma ou mais mercadorias serão armazenadas, já a alocação, é o processo que busca definir qual o melhor endereço para armazenar as mercadorias considerando a proximidade com o Picking, setorização e demais regras que possam dar produtividade na separação das mercadorias.

Após a alocação da mercadoria no endereço de destino, a mesma fica disponível para ser movimentada e passa a ser considerada no saldo de estoque. Para maior controle na movimentação das mercadorias no armazém, sempre que uma mercadoria é retirada de um endereço e levada a outro endereço do armazém, é feita a leitura do código de barras da mercadoria com uso do coletor de dados. Esse processo permite controlar e manter o registro do endereço de onde as mercadorias foram retiradas e para onde foram direcionadas.

Com o volume de movimentações de mercadorias, a acuracidade dos estoques e a segurança passa a ser uma preocupação constante dos gestores do armazém, e é nesse momento que o Inventário entra em cena. O inventário é o processo que ajuda a manter maior acuracidade dos estoques e evitar rupturas. Ele pode ser do tipo cíclico ou geral, o primeiro é realizado com uma periodicidade curta e para apenas algumas mercadorias em estoque (geralmente pela curva ABC de giro dos produtos), ou seja, é gerado o inventário para um grupo de produtos ou endereços. Já o inventário geral tem como propósito contar 100% dos itens em estoque e geralmente é feito uma vez por ano, o qual tem sido cada vez menos adotado devido a alto custo, período de execução e bloqueio de expedições.

3. Processo de Separação

O processo de separação de mercadorias envolve basicamente o planejamento e a execução da separação. Parece algo relativamente simples, mas é no planejamento que serão definidas quais mercadorias serão separadas, considerando diversas regras de separação, como FEFO, FIFO, diminuição de número de visitações, shelf life, data crítica, estado da mercadoria, separações específicas, bloqueios de estoque e muito mais. Uma definição errada pode causar interrupções em linha de produção da indústria e atrasos nas entregas para consumidores finais, tornando essa etapa uma das mais críticas e complexas.

Para evitar esse tipo de problema é preciso avaliar detalhadamente cada tipo de operação, suas exigências e características antes de definir a estratégia para separação – tema para outro artigo. A separação de mercadorias pode ser manual, apenas com uso de coletores de dados, voz (Picking by voice) ou pode usar níveis de automação avançados que reduzem o contato do operador com a mercadoria. Na separação com uso de coletores ou voz, o operador vai até o endereço da mercadoria, apanha a quantidade de produtos e os leva até uma área de conferência (check out) e depois a mercadorias vai para área de expedição.

Um exemplo de separação com automação, é o Picking by light que pode ser aplicado para separação de mercadorias com alto nível de fracionamento e embalagens lineares, onde normalmente se utilizam estruturas de flow rack, especializadas para esse tipo de operação. Outro ponto importante a ser considerado são as sazonalidades de vendas, períodos onde as vendas são muito maiores que períodos normais.

Se a operação não estiver preparada para suportar volumes de separação sazonais sem aumentar o tempo de separação das mercadorias é dor de cabeça na certa, porque não será possível expedir as mercadorias no mesmo tempo de expedição de períodos não sazonais.

4. Processo de Expedição

Esta é a última etapa operacional da armazenagem e responsável por conferir e despachar as mercadorias para a empresa responsável pelo transporte. Quando a empresa que opera a armazenagem não é responsável pelo transporte, a sua responsabilidade sobre a mercadorias encerra-se no momento que a mesma é entregue à transportadora.

Agora, se a empresa que opera a armazenagem também é responsável pela distribuição das mercadorias até o destino, ela precisa planejar, executar e controlar as etapas de transporte. Entretanto, independente se a etapa de transportes é operada por ela ou não, a conferência de embarque acontece da mesma forma e depois de finalizada a mercadoria passa a ser de responsabilidade da transportadora.

O processo de conferência pode ser manual ou com automação. O manual geralmente é feito com uso de coletor de dados conferindo todos os volumes uma a um e é lento. Já o processo automatizado é muito mais rápido e menos suscetível a erros devido à menor intervenção de pessoas.

Principais vantagens na utilização de um WMS

A alguns anos atrás, a principal vantagem competitiva das empresas estava na qualidade dos seus produtos e no preço – estes eram os principais fatores que levavam à compra do produto. Entretanto, com a mudança de comportamento de consumidor e o crescimento das vendas no e-commerce, o consumidor passou a avaliar também prazo de entrega e o custo com o frete. Quando avaliamos a cadeia de logística e de distribuição desde a entrada do pedido até a entregas ao consumidor final as oportunidades de melhorias e otimização de processos são enormes.

Neste sentido, utilizar um sistema de WMS em operação de armazenagem garante maior velocidade na separação e acuracidade nos estoques, refletindo em diferencial competitivo para o negócio. Além disso, softwares WMS auxiliam no controle, centralização de dados, redução de custos e otimização de processos.

A Senior possui um sistema WMS completo para gestão de armazenagem, independente do segmento: farmacêutico, agronegócio, indústria ou manufatura. Conheça todos os diferenciais do Software de Gestão de Armazenagem e otimize a logística da sua empresa.

Por Anderson Benetti, Gerente de Produto Logística | WMS TMS na Senior. 

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